Puis-je embaucher un salarié sans formalité préalable ? Non : en France, l’employeur doit effectuer la DPAE, préparer le contrat et les informations requises, respecter la convention collective, inscrire le salarié au registre unique du personnel et organiser les obligations sociales, de santé et de sécurité applicables.
Le bon ordre réduit les erreurs : préparer les conditions d’emploi, déclarer l’arrivée avant la prise de poste, remettre les documents adaptés au contrat, puis organiser la paie et le suivi du salarié. Les délais changent selon le CDD, le CDI, le statut, le secteur et la situation de la personne recrutée.
Objectif et préparation avant l’arrivée
Avant l’arrivée du salarié, l’employeur doit connaître le poste, le contrat envisagé, la convention collective applicable et les formalités imposées par la situation retenue. Cette préparation permet de distinguer les obligations générales des démarches réservées au CDD, au salarié étranger, au mineur ou à une première embauche.
En pratique, commencez par fixer par écrit les éléments réellement négociés : intitulé du poste, fonctions, lieu de travail, durée du travail, rémunération, date de début et éventuelle période d’essai.
| Moment | Action principale | Point de contrôle |
|---|---|---|
| Avant l’arrivée | Préparer le contrat et effectuer la DPAE | Date de début, identité et emploi déclarés correctement |
| À l’embauche | Inscrire le salarié au registre unique du personnel | Inscription réalisée dès l’embauche |
| Dans les 7 jours | Transmettre certaines informations essentielles | Informations principales remises par écrit |
| Dans le mois | Transmettre les autres informations essentielles | Document complet et daté |
| Après la prise de poste | Organiser le suivi de santé | Visite prévue dans le délai applicable |
| Chaque mois | Produire la paie et la DSN | Cotisations, bulletin et déclaration concordants |
La convention collective peut imposer une classification, un salaire minimal conventionnel, une durée de période d’essai ou des garanties collectives plus favorables que le socle légal. Une promesse orale ne suffit pas à établir ces éléments.
Donc, ne commencez pas par rédiger un contrat standard. Commencez par identifier l’activité principale de l’entreprise, la convention collective applicable et la catégorie du poste.
En pratique, rassemblez aussi les informations nécessaires sur le salarié : identité, adresse, numéro de sécurité sociale lorsqu’il est disponible, coordonnées bancaires pour la paie et justificatifs strictement nécessaires à l’embauche.
Une demande de document doit avoir un lien direct avec l’emploi.
Les questions posées pendant le recrutement doivent porter sur les aptitudes professionnelles et leur rapport avec le poste. Les questions relatives à la vie privée, à la santé ou aux convictions ne deviennent pas légitimes simplement parce qu’un employeur souhaite mieux connaître un candidat. Les données recueillies doivent être limitées à la finalité du recrutement et conservées pendant une durée cohérente avec cette finalité.
Toutefois, l’employeur peut demander les justificatifs nécessaires pour établir l’identité, la qualification ou le droit au travail lorsque ces éléments conditionnent réellement l’emploi. Un document inutile fragilise la démarche et augmente le risque de traitement discriminatoire.
Étape 1 : effectuer les formalités avant la prise de poste
La première formalité chronologique est la déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE, adressée à l’Urssaf avant l’arrivée du salarié. Elle regroupe plusieurs déclarations liées à l’embauche et permet notamment de signaler la première prise de poste aux organismes sociaux compétents.
Réaliser la déclaration préalable à l’embauche
La DPAE doit être transmise avant l’arrivée du salarié, dans la fenêtre autorisée qui commence au plus tôt huit jours avant la date d’embauche. La date, l’identité, l’employeur et les caractéristiques déclarées doivent correspondre au contrat finalement conclu.
En pratique, préparez la DPAE lorsque la date de prise de poste est arrêtée et que l’identité du salarié est complète. Conservez l’accusé de réception, car la preuve de transmission compte autant que la démarche elle-même en cas de contestation.
Attendre le premier jour est une mauvaise méthode.
La DPAE ne remplace pas la DSN mensuelle, le registre unique du personnel, le contrat écrit ou les formalités de santé au travail. Elle intervient avant l’embauche ; les autres obligations suivent leur propre calendrier et leur propre destinataire.
Donc, si une information est erronée, corrigez la déclaration par le canal prévu et archivez la preuve de régularisation avec l’accusé initial.
Préparer le contrat et les conditions d’emploi
Remettez ou formalisez le contrat et les informations requises en appliquant les règles propres au contrat et au salarié. Le CDI à temps complet peut, dans certains cas, résulter d’un accord verbal, mais l’écrit reste indispensable pour sécuriser les conditions convenues et devient obligatoire pour plusieurs contrats ou clauses particulières.
En pratique, un CDD doit être écrit, comporter son motif précis et être transmis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche. Un contrat à temps partiel doit également préciser la durée prévue et sa répartition selon les mentions exigées.
La période d’essai doit figurer dans un écrit.
Sans clause écrite, l’employeur ne peut pas traiter la période d’essai comme une évidence attachée à toute embauche. Sa durée maximale et son renouvellement éventuel dépendent du contrat, de la catégorie professionnelle et des règles applicables, notamment celles de la convention collective.
En pratique, faites apparaître dans le contrat les éléments qui déterminent l’exécution de la relation de travail : emploi, qualification, rémunération, durée du travail, lieu, date de début, congés, préavis applicable lorsqu’il doit être indiqué et régime collectif concerné.
Un contrat signé protège surtout ce qui a été effectivement accepté. Une modification ultérieure portant sur un élément essentiel ne se règle pas par une consigne orale donnée au salarié.
Pour un salarié étranger, l’employeur doit s’assurer avant l’embauche que la personne dispose de l’autorisation de travail nécessaire lorsque son statut l’exige. Pour un mineur, les règles relatives à l’âge, aux travaux interdits et à la durée du travail imposent un examen spécifique.
Un CDD, un intérim et un CDI ne suivent pas le même circuit.
Étape 2 : inscrire le salarié et transmettre les informations obligatoires
L’embauche doit laisser une trace administrative immédiate : le salarié est inscrit au registre unique du personnel dès son arrivée dans l’entreprise, puis reçoit les informations essentielles relatives à la relation de travail selon deux échéances, sept jours calendaires pour certaines données et un mois pour les autres.
Inscrire le salarié au registre unique du personnel
En pratique, inscrivez le salarié au registre unique du personnel dès l’embauche, dans l’ordre des arrivées, avec les renseignements requis sur son identité, son emploi, sa qualification, la date d’entrée et, lorsque cela s’applique, le type de contrat conclu.
Le registre concerne les salariés de l’établissement et doit permettre de reconstituer les mouvements de personnel. Les informations doivent rester lisibles et accessibles aux personnes habilitées, sans modification destinée à effacer une inscription antérieure.
Le registre n’est pas un simple tableau de suivi.
Les données qui y figurent sont conservées pendant cinq ans à compter du départ du salarié. Une inscription incomplète peut donc créer une difficulté longtemps après l’arrivée, notamment lorsqu’un contrôle porte sur la chronologie des contrats ou des effectifs.
Donc, utilisez un support tenu à jour et rattachez chaque correction à une trace datée plutôt que de remplacer silencieusement une information ancienne.
Remettre les informations sur la relation de travail
Certaines informations essentielles doivent être remises au salarié dans les sept jours calendaires suivant l’embauche ; les autres doivent l’être dans le mois suivant la date d’embauche. Le code du travail distingue donc le contenu urgent, comme le poste et la rémunération, des informations complémentaires relatives à la relation de travail.
En pratique, préparez un document ou un ensemble de documents lisibles indiquant notamment l’identité des parties, le lieu de travail, l’emploi, la rémunération, la durée du travail, les congés, la procédure de rupture et la convention collective applicable lorsqu’elle doit être mentionnée.
La remise doit pouvoir être prouvée.
Une signature électronique, un envoi permettant d’établir la réception ou une remise contre émargement peuvent constituer des traces utiles selon le dispositif utilisé. Le document doit rester accessible au salarié, notamment lorsqu’une information est modifiée au cours de la relation de travail.
Toutefois, ne confondez pas le contrat et la fiche d’informations légales. Un CDI peut contenir une grande partie des mentions requises, tandis qu’un document complémentaire reste nécessaire lorsque le contrat ne les regroupe pas toutes.
Un salarié en CDD peut demander la liste des postes en CDI à pourvoir correspondant à sa qualification lorsqu’il justifie de six mois d’ancienneté continue ; l’employeur répond alors dans le délai d’un mois prévu pour cette demande.
Étape 3 : organiser la protection sociale, la santé et la sécurité
L’employeur doit préparer la couverture collective applicable, le suivi de santé au travail et la prévention des risques liés au poste. La visite d’information et de prévention intervient en principe dans les trois mois suivant la prise effective du poste, sauf régime particulier imposant un examen ou un délai différent.
Mettre en place la complémentaire santé et la prévoyance
En pratique, rattachez le salarié au régime de complémentaire santé collective applicable et financez au moins 50 % de la cotisation de la couverture obligatoire. Une dispense ne se déduit pas d’une simple demande orale : elle doit correspondre à un cas prévu et être justifiée.
La mutuelle d’entreprise n’est pas une règle identique dans chaque dossier.
Le régime collectif, la catégorie professionnelle, la date d’embauche et la situation personnelle du salarié peuvent modifier le traitement de l’affiliation. La prévoyance obéit également aux dispositions de la convention collective, à celles d’un accord collectif et, selon le cas, au statut du salarié.
Donc, conservez la demande écrite de dispense, le justificatif présenté et la réponse apportée par l’employeur ou l’organisme gestionnaire.
Une dispense mal documentée peut être contestée lorsque l’employeur a cessé de financer une couverture sans établir que le salarié entrait dans un cas autorisé. À l’inverse, affilier automatiquement une personne qui dispose d’une dispense valable peut créer une retenue injustifiée sur sa rémunération.
Organiser la santé au travail et la prévention
En pratique, évaluez les risques liés au poste, actualisez le document unique d’évaluation des risques professionnels et organisez le suivi de santé requis. Dans les entreprises d’au moins onze salariés, le DUERP doit être mis à jour au moins une fois par an, ainsi que dans les situations prévues par les textes.
Le DUERP doit décrire les risques de l’activité réelle.
Une fiche générique copiée d’un autre établissement ne décrit ni les machines utilisées, ni les produits présents, ni les gestes effectués par le salarié recruté. L’accueil doit donc reprendre les risques identifiés pour le poste et les mesures de prévention correspondantes.
La visite d’information et de prévention doit normalement être organisée dans les trois mois suivant la prise effective du poste. Certains salariés ou certains risques relèvent d’un suivi renforcé ou d’un examen préalable : la date de la visite ne se détermine pas uniquement à partir de l’intitulé du contrat.
Toutefois, le suivi de santé ne remplace pas l’information sur la sécurité. Expliquez les consignes, les équipements nécessaires, les procédures d’urgence et le comportement attendu en cas d’incident dès l’accueil au poste.
Étape 4 : paramétrer la paie, les cotisations et la DSN
Après l’embauche, l’employeur doit intégrer le salarié dans la paie, calculer les retenues et cotisations, remettre un bulletin conforme et produire une déclaration sociale nominative chaque mois. La DPAE ne déclenche pas automatiquement ces obligations périodiques.
En pratique, paramétrez le logiciel ou le dossier de paie avec le contrat réellement signé : salaire, durée du travail, statut, convention collective, taux ou éléments collectifs applicables et date d’entrée.
La DSN est mensuelle.
Toutes les entreprises employant des salariés doivent remplir une DSN, selon Entreprendre.Service-Public.fr. La première déclaration suit le calendrier de la DSN ; il n’existe pas, dans les éléments établis ici, de délai autonome propre à la première DSN après une embauche.
Donc, rapprochez chaque mois le bulletin de salaire, les données de paie, les cotisations et la DSN avant transmission, car une erreur recopiée devient une anomalie récurrente.
Pour un salarié mensualisé, la rémunération est versée une fois par mois et l’intervalle entre deux paiements ne peut pas dépasser un mois, sous réserve des exceptions prévues pour certaines catégories de travailleurs.
Une paie correcte suppose aussi de traiter les absences, les heures supplémentaires, les avantages en nature et les remboursements selon leur régime propre. Ne modifiez pas un paramètre de paie sur la seule base d’un échange verbal avec le salarié.
En cas de déclaration erronée ou manquante, contactez l’organisme compétent par le canal prévu, identifiez la période concernée et conservez l’accusé de correction avec le dossier de paie.
Obligations supplémentaires selon le contrat ou la situation
Les formalités d’embauche changent lorsque le salarié est en CDD, travaille à temps partiel, possède une nationalité étrangère, est mineur ou relève de l’intérim. Le contrat et le statut déterminent alors des mentions, autorisations, contrôles ou interlocuteurs supplémentaires.
En pratique, traitez les cas particuliers séparément :
- CDD : indiquez le motif précis, la durée ou le terme, les conditions de renouvellement lorsqu’elles sont prévues et remettez l’écrit dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche ;
- temps partiel : inscrivez la durée et la répartition du travail ainsi que les modalités de modification prévues ;
- salarié étranger : contrôlez l’autorisation de travail exigée avant la prise de poste et conservez la preuve du contrôle ;
- salarié mineur : appliquez les règles propres à l’âge, aux horaires, aux travaux autorisés et aux éventuelles autorisations nécessaires ;
- intérim : distinguez les obligations de l’entreprise de travail temporaire de celles de l’entreprise utilisatrice, notamment pour l’accueil et la sécurité ;
- première embauche : préparez en plus l’organisation de l’employeur, l’affiliation aux organismes et les procédures internes qui n’existaient pas encore.
Le premier salarié ne crée pas une version différente du droit du travail ; il oblige surtout l’entreprise à mettre en place les circuits qui serviront ensuite à chaque embauche.
Donc, ne reprenez jamais le dossier d’un CDI à temps complet pour un CDD, un temps partiel ou un salarié soumis à une autorisation particulière.
Une clause de mobilité, une période d’astreinte, un forfait en jours ou une rémunération variable exigent également une rédaction adaptée au poste et au statut. Une clause ajoutée mécaniquement peut être inapplicable ou produire un effet différent de celui recherché.
Erreurs fréquentes et contrôle final
En pratique, évitez ces cinq pièges :
Une promesse orale ne remplace pas un avenant signé.
Questions fréquentes
Un employeur peut-il embaucher un membre de sa famille ?
Oui, le lien familial n’interdit pas de conclure un contrat de travail. L’emploi doit correspondre à un travail réel, rémunéré et effectué sous l’autorité de l’employeur, comme pour tout autre salarié.
Une journée d’essai avant l’embauche peut-elle être non rémunérée ?
Un essai professionnel de recrutement peut ne pas être rémunéré s’il est bref et sert uniquement à évaluer les aptitudes du candidat. Si celui-ci effectue un travail productif dans les conditions d’un salarié, ce temps doit être rémunéré.
Peut-on embaucher un salarié en télétravail dès son premier jour ?
Oui, le télétravail peut être prévu dès le début de la relation de travail. En l’absence d’accord collectif ou de charte, l’employeur et le salarié peuvent convenir de sa mise en place par tout moyen.
Sources utiles à consulter
Service-Public Entreprendre → formalités d’embauche et DPAE → identifier les démarches de l’employeur avant l’arrivée ; la date de transmission doit être appliquée au regard de la règle en vigueur.
Code du travail numérique → informations à remettre au salarié, registre unique du personnel, CDD et santé au travail → contrôler les mentions, les délais de sept jours calendaires et d’un mois, ainsi que les règles propres au contrat.
Entreprendre.Service-Public.fr → DSN et obligations déclaratives → distinguer la DPAE de la déclaration sociale nominative mensuelle.
Urssaf → DPAE, cotisations et régularisation des déclarations → conserver les accusés de transmission et traiter séparément chaque anomalie.
Service de prévention et de santé au travail → organisation du suivi de santé → programmer la visite correspondant au poste et au statut du salarié.
Ce contenu présente le droit du travail français à titre pédagogique et ne remplace pas l’examen d’un dossier individuel par un professionnel compétent ou par l’organisme officiel concerné.